Email policy
UPDATE: Deze blogpost heb ik omgezet in een aparte pagina op een apart domein. Lees meer over dit beleid op E-mailbeleid.nl
De grootste aanslag op productiviteit is email. Het lezen van email, het schrijven van email, notificaties over email. Email zit tegenwoordig overal en vraagt nogal eens wat aandacht. Om dat in goede banen te leiden heb ik een email policy voor mezelf opgesteld. Deze blogpost zal ik onderaan elke email linken zodat iedereen die met mij mailt op de hoogte is van deze policy.
- Email lezen: 3 keer per dag (weekend 1 keer per dag)
- Email replyen: Direct, mits het in minder dan 2 minuten kan
- Email sturen: De hele dag door
- Wil je me direct spreken? Bel me dan.
Email lezen
Het lezen van email ga ik beperken tot 3 keer per dag maximaal. In het weekend maar 1 keer per dag. Email is per definitie iets waarvan je niet met zekerheid kunt weten of iemand direct zal reageren. Indien je wilt dat iemand direct reageert is er het medium “telefoon” (prachtig medium, bijna net zo aanwezig als email…). Het controleren van email op de dag zal ongeveer het volgende schema aanhouden.
- Het begin van de werkdag
- Na de lunch
- Aan het einde van de werkdag
Email replyen
Het beantwoorden van emails is een tijdrovende klus geworden op sommige dagen. Om daar een beetje vaart in te krijgen en om het kaf van het koren te scheiden heb ik de volgende regels opgesteld.
- Is de email aan mij gericht en is de email binnen twee minuten te beantwoorden? Direct beantwoorden na het lezen en archiveren.
- Is de email aan mij gericht maar vergt het beantwoorden van de email enige tijd? Als taak noteren en op een later tijdstip replyen en archiveren.
- Is de email aan mij gericht maar enkel ter informatie? Doorlezen en direct archiveren.
- Is de email niet direct aan mij gericht (aanhef of door “cc” veld te gebruiken)? Doorlezen en direct archiveren.
Email sturen
Het versturen van email zal ik zelf de hele dag door doen.
Om verder mijn productiviteit op peil te houden heb ik alle notificatiesystemen uitgezet. Oók die op m’n iphone. Wil je me direct over iets spreken of heb je een email gestuurd welke ik direct zou moeten lezen? Bel me dan.
Jonathan Zittrain over het fantastische internet
Hoe sociaal is een mens? En heeft het internet ervoor gezorgd dat we asocialer worden? Integendeel, beweert Jonathan Zittrain. In zijn presentatie tijdens een TED conference zet hij uiteen hoe het internet werkt en dat het onmogelijk is dát het werkt. Maar het werkt, en hoe!
Comments Off
Nieuw zelf-experiment: Speel 5 Akoha kaarten
Om de maand voer ik een zelf-experiment uit. Experimenten om mijn leven een klein tikkie te veranderen. Het eerste experiment moest ervoor zorgen dat ik minder nieuwsstress kreeg (is gelukt; ik volg nog maar een select groepje RSS-feeds en het overige nieuws bubbelt via bepaalde systemen naar boven als het relevant wordt) het tweede experiment moest ervoor zorgen dat ik meer offline ging lezen (is niet gelukt, met zekere regelmaat een boek pakken is niet voor mij weggelegd. Wel lees ik veel tijdens vakanties).
Dit derde experiment gaat me helpen om Akoha op te pakken. Akoha is een spel en wordt door henzelf nog het beste omschreven als “a real-world and virtual game where you carry out missions that involve performing small acts of kindness for others“. Ik heb dus een stuk of 25 kaarten met missies. Deze missies zijn o.a. het bedanken van iemand, maar ook het iemand uitnodigen voor koffie of iemand een boek geven. Diverse sociale bezigheden waarvoor je karma-punten krijgt. De bedoeling is dat je de kaart bij de ‘handeling’ doorgeeft en die persoon hetzelfde uitvoert met iemand anders. Je goede gebaar krijgt dus navolging, en dat is ook helemaal te volgen via de website.
Kortom, met het spelen van het spel maak je mensen blij en zo wordt de wereld weer een klein beetje mooier!
