Email policy
UPDATE: Deze blogpost heb ik omgezet in een aparte pagina op een apart domein. Lees meer over dit beleid op E-mailbeleid.nl
De grootste aanslag op productiviteit is email. Het lezen van email, het schrijven van email, notificaties over email. Email zit tegenwoordig overal en vraagt nogal eens wat aandacht. Om dat in goede banen te leiden heb ik een email policy voor mezelf opgesteld. Deze blogpost zal ik onderaan elke email linken zodat iedereen die met mij mailt op de hoogte is van deze policy.
- Email lezen: 3 keer per dag (weekend 1 keer per dag)
- Email replyen: Direct, mits het in minder dan 2 minuten kan
- Email sturen: De hele dag door
- Wil je me direct spreken? Bel me dan.
Email lezen
Het lezen van email ga ik beperken tot 3 keer per dag maximaal. In het weekend maar 1 keer per dag. Email is per definitie iets waarvan je niet met zekerheid kunt weten of iemand direct zal reageren. Indien je wilt dat iemand direct reageert is er het medium “telefoon” (prachtig medium, bijna net zo aanwezig als email…). Het controleren van email op de dag zal ongeveer het volgende schema aanhouden.
- Het begin van de werkdag
- Na de lunch
- Aan het einde van de werkdag
Email replyen
Het beantwoorden van emails is een tijdrovende klus geworden op sommige dagen. Om daar een beetje vaart in te krijgen en om het kaf van het koren te scheiden heb ik de volgende regels opgesteld.
- Is de email aan mij gericht en is de email binnen twee minuten te beantwoorden? Direct beantwoorden na het lezen en archiveren.
- Is de email aan mij gericht maar vergt het beantwoorden van de email enige tijd? Als taak noteren en op een later tijdstip replyen en archiveren.
- Is de email aan mij gericht maar enkel ter informatie? Doorlezen en direct archiveren.
- Is de email niet direct aan mij gericht (aanhef of door “cc” veld te gebruiken)? Doorlezen en direct archiveren.
Email sturen
Het versturen van email zal ik zelf de hele dag door doen.
Om verder mijn productiviteit op peil te houden heb ik alle notificatiesystemen uitgezet. Oók die op m’n iphone. Wil je me direct over iets spreken of heb je een email gestuurd welke ik direct zou moeten lezen? Bel me dan.