GTD in de praktijk; mijn gebruik van The Hit List
Een beknopte review van The Hit List is ook verschenen op mijn speciale blog over Mac- en iPhonesoftware Apptips.nl
Na het lezen van Getting Things Done van David Allen in 2004 ben ik bezig mijn ‘getting things done systeem’ op te zetten en te verfijnen. De basis van het systeem is dat je alle inboxen (dit kunnen fysieke inboxen zijn zoals post, notities etc., maar natuurlijk ook e-mail en telefoontjes) op vaste momenten verwerkt tot taken. Alle taken die je moet uitvoeren (hoe groot en klein ook) komen in 1 systeem terecht waardoor je hoofd leeg blijft en je niet constant aan al die dingen hoeft te denken die je nog moet doen. Het geeft een stuk meer rust in je hoofd en minder stress omdat je zicht hebt op al je activiteiten.
Kortom; een goed softwarepakket voor taken is een must in dit principe. Na een jarenlange zoektocht langs onder andere Omnifocus, RTM en Things heb ik in The Hit List mijn takensysteem gevonden. Uiteraard is het niet perfect, maar het komt het dichtst bij mijn behoeften van alle takensystemen.
Als eerst is er het handige invoerscherm die je via een hotkey kunt oproepen. Ten tweede werkt het systeem niet met projecten maar met lijsten. De projecten-indeling in bv. Things geeft me niet de ruimte die ik wil. Met The Hit List ben ik wat vrijer om ad-hoc lijstjes aan te maken. De lijstjes kun je onderverdelen in mapjes en je kunt zelfs taken groeperen in 1 taak. Verschillende niveaus om je taken te ordenen is een van de redenen waarom ik The Hit List verkies boven Things.
Om zicht op dit alles te houden kun je tags en een context bepalen. Dingen als estimate time en start en due date vind ik echt super handig. Maar waar deze app het absoluut wint van de andere apps zijn de smart folders. Ik werk in andere apps en in de Finder vrij weinig met smart folder, maar in The Hit List werkt het fantastisch. In de app zitten al standaard overzichten zoals ‘Today’ en ‘Upcoming’, maar je eigen speciale overzichten geven toch altijd een ander beeld. Een aantal smart folders die ik graag met u wil delen volgen hieronder.
Smart folder Eers
In deze smartfolder staan alle taken die nu opgepakt moeten worden. Taken met een hoge prio of taken die binnen drie dagen een aflopende deadline hebben.
Smart Folder Deze week
In deze folder wil ik taken zien die binnen 7 dagen een aflopende deadline hebben en taken die een hoge prioriteit hebben. De bandbreedte van prio is iets groter dan in de smart folder ‘eers’, maar een hoge prio geeft wel aan dat de taken zo snel mogelijk opgepakt moeten worden.
Smart folder Radar
In deze smart folder staan alle taken waar ik wat meer zicht op wil houden dan alle andere taken in het systeem. Hoge prioriteit telt mee, start datum en deadline.
Het enige wat ontbreekt aan The Hit List is een iPhone app. Voor mij is dit geen groot issue, al dacht ik eerst van wel. Door dit gemis heb ik een tijd met Things gewerkt. Toch kwam ik er al snel achter dat ik mijn taken helemaal niet op de iPhone beheer en bekijk in de praktijk. Voor boodschappenlijstjes gebruik ik Shovebox en verder heb ik ‘on the road’ geen overzicht nodig van mijn taken.
The Hit List is voor mij de beste taken-app die er op dit moment voor de Mac beschikbaar is!
The Hit List – Score: 9 • Nog in Beta, Pre-order $49,95